教育委員会・私学担当課との折衝はどう進めるか？

時期・資料・関係づくり

「予算がないと言われて終わった」「検討しますと言われたまま進まない」。施設整備の要望を役所に持ち込んだときに、よく聞く話です。

相手が動かないのは、必要性が伝わっていないか、持ち込む時期が合っていないかのどちらかであることが多くあります。どちらも、準備の仕方で変えられます。役所には年間の決まったサイクルがあり、そこに乗らない要望は、内容が正しくても翌年度に回されます。まず、このサイクルを知ることが出発点です。

この記事では、①相手の立場、②年間のサイクル、③伝える順番、④資料の作り方、⑤庁内・法人内の調整、の5点を整理します。

この記事の要点

• 公立学校の施設整備は、教育委員会が計画し、財政課との調整を経て、議会の議決で決まる
• 私立学校（高校以下）の窓口である都道府県の私学担当課は、補助の窓口であると同時に所轄庁でもある
• 予算要求の時期から逆算すると、要望は前年度の夏までに持ち込む必要がある
• 資料は、劣化の状況を写真で、必要性と効果を数字で示す
• 先送りした場合に費用がどう増えるかを示すと、判断の材料になる

相手はどんな立場にいるのか？

要望を受ける側の制約を理解しておくと、話が進みやすくなります。

相手	立場	制約
教育委員会の施設担当	学校の要望を集約し、予算を要求する	予算の総枠、他校との優先順位、職員数
首長部局の財政課	自治体全体の予算を配分する	税収、他の分野の事業、基金と起債の状況
都道府県の私学担当課	私学助成の窓口であり、所轄庁でもある	予算の総枠、制度の要件、公平性
議会	予算と一定額以上の契約を議決する	開会の時期、説明の必要性

教育委員会の施設担当は、複数の学校から要望を受けています。自校が大変だと訴えるだけでは、他校との比較で判断できません。比較できる情報を添えることが、担当者の仕事を助けることになります。

担当者は、財政課や議会に説明する立場でもあります。そのまま使える資料を渡せば、説明の手間が減り、要望が通りやすくなります。「担当者が説明に使える資料を作る」という意識で準備します。

私学担当課は、補助の窓口であると同時に所轄庁でもあります。寄附行為の変更や設置の認可でも関わる相手なので、日常的な関係づくりがそのまま施設整備の相談にも効いてきます。日頃の届出や報告を期限どおりに出しているかどうかも、信頼に関わります。

いつ持ち込めばよいのか？

予算のサイクルから逆算します。

時期	役所の動き	学校側の動き
春	新年度の事業開始、前年度の決算整理	前年度の工事の振り返り、劣化状況の確認
初夏	翌年度の予算の方針、国の概算要求の準備	要望の整理、概算の作成、相談の開始
夏	各課の予算要求、国庫補助の意向調査	要望書の提出、資料の提示
秋	財政課の査定、国の予算編成	追加資料の提出、優先順位の相談
冬	予算案の決定	内容の確認
年度末	議会での議決	翌年度の準備

夏の予算要求に間に合わせるには、初夏には相談を始める必要があります。秋以降に持ち込んだ要望は、よほど緊急性が高くない限り、翌年度の検討に回されます。

年度の途中で緊急の対応が必要になった場合は、補正予算での対応を相談します。ただし、緊急性の説明が求められるため、通常の要望とは分けて持ち込みます。

国の補助を使う場合は、さらに前の段階で意向調査があります。相談の時期と相手は補助金の相談はいつ・誰にすべきか？にまとめています。

資料はどう作るのか？

判断する人が、現地を見ずに理解できる資料にします。

現状を写真で示す

外壁の剥離、雨漏りの跡、床の劣化、設備の錆。文章で老朽化していると書くより、写真1枚の方が伝わります。撮影日と撮影場所を入れておきます。可能であれば、数年前の写真と並べて劣化の進行を示します。

必要性を数字で示す

• 築年数と、直近の大規模改修からの経過年数
• 劣化状況調査や12条点検の結果
• 修繕の件数と費用の推移（年々増えていることが多い）
• 使用している児童生徒数・教職員数

特に、緊急修繕の件数と費用が増えている事実は、その場しのぎの修繕から計画的な改修に切り替える根拠になります。費用の把握の方法は学校施設の維持管理コストはどう見える化するか？を参照してください。

選択肢を比べて示す

1案だけを示すと、賛成か反対かの話になります。改修、建替え、現状維持を並べ、それぞれの費用と効果を示します。現状維持も選択肢として扱い、その場合に将来どれだけ費用が増えるかを示すのが要点です。比較の期間は、30年から40年で揃えます。

先送りの影響を示す

今やらないとどうなるかを具体的に書きます。劣化が進んで工事費が増える、使用を制限せざるを得なくなる、事故のリスクが高まる。数字で示せるものは数字で示します。

資料の構成は理事会で施設投資を通すための資料はどう作るか？の考え方がそのまま使えます。

何をどの順で伝えるか？

短い時間で判断してもらうには、伝える順番が重要です。

順番	伝えること	例
1	結論	令和9年度に第2校舎の外壁と屋上防水を改修したい
2	現状	築45年、外壁タイルの剥落が3か所、雨漏りが2教室
3	放置した場合	剥落の範囲が広がる。落下の危険がある。改修費は増える
4	選択肢と費用	改修約1.2億円、建替え約6億円、現状維持は毎年の修繕が増える
5	財源の見込み	国庫補助の対象になる見込み、自己負担分の手当て
6	工程	前年度に設計、令和9年度の夏休みに着工
7	決めてほしいこと	予算要求に載せてほしい、制度の適用を確認してほしい

最後の依頼を明確にしないまま説明を終えると、検討しますで止まります。相手に何をしてほしいのかを、最初と最後に言います。

数字はどこから持ってくるか？

根拠として使える資料は、すでに手元にあることが多くあります。

資料	使える数字
建築基準法第12条の定期点検	指摘された箇所、劣化の程度
消防設備点検	設備の不具合
修繕の発注記録	年度ごとの修繕件数と金額
光熱水費の請求書	建物ごとの使用量と費用の推移
児童生徒数の推計	今後の使用見込み
耐震診断の結果	構造耐震指標などの数値
劣化状況調査	部位ごとの評価

新たに調査を発注しなくても、これらを集めて1枚の表にするだけで、説明の質は大きく変わります。調査が必要な場合は、調査費だけを先に要望する方法もあります。建物ごとの情報の整理は建物カルテとは何か？を参照してください。

庁内・法人内の調整はどう進めるか？

窓口の担当者だけでは決まりません。

公立の場合

教育委員会の施設担当が要望をまとめても、予算をつけるのは財政課です。財政課が知りたいのは、「なぜ今か」「他の事業と比べてどうか」「将来の費用はどうなるか」です。

個別施設計画や公共施設等総合管理計画に位置づけられている事業は、説明がしやすくなります。計画に載っていない事業を単年度で持ち出すと、なぜ計画にないのかという説明から始めることになります。

計画の改定の時期には、自校の整備を位置づけてもらえるよう働きかけます。計画に載ることが、予算の確保に向けた最初の一歩になります。

一定額以上の工事契約は議会の議決が必要です。議会の開会の時期から逆算した工程を、あらかじめ共有しておきます。

私立の場合

理事会と評議員会の日程が、申請の時期と合うかを確認します。日程が合わない場合は、臨時に開催できるかを事務局で確認しておきます。改正私立学校法では、重要な資産の処分及び譲受けや多額の借財について、評議員会の意見を聴くこととされています。

補助の内定が理事会の後になる場合は、内定を前提とした条件付きの決議にするなど、進め方を事前に整理しておきます。資金の組み方は補助金と税制を組み合わせた資金計画はどう立てるか？にまとめています。

やってはいけないことは何か？

4つあります。

制度を知らずに要望する

「補助金で何とかなりませんか」という相談では、担当者も答えようがありません。どの制度のどの区分を想定しているかを示せると、話が具体的になります。自治体の制度の探し方は自治体の私学助成・施設補助はどう探すか？を参照してください。

緊急性を誇張する

実際より深刻に見せると、後で信用を失います。緊急に対応すべきものと、計画的に進めるものを分けて示す方が、結果的に信頼されます。次の要望も通りやすくなります。

窓口を飛ばす

担当者を飛ばして上位者や議員に直接持ち込むと、その後の実務で協力を得にくくなります。順序は守ります。

口頭のまま進める

確認した内容を記録に残さないと、担当者が替わったときに一から説明し直すことになります。日付、担当者名、確認した内容をメモに残し、必要に応じてメールで内容を確認しておきます。

関係はどう作るのか？

一度の折衝より、日常のやり取りの積み重ねが効きます。

• 説明会や研修には必ず出席する
• 工事が終わったら、結果を報告する
• 制度について分からない点は、早めに相談する
• 要望が通らなかった場合も、理由を聞いて次に活かす
• 学校の行事や見学の機会に、現地を見てもらう

担当者は数年で異動します。人が替わっても引き継がれるよう、学校側も記録を残し、同じ説明を繰り返せる状態にしておきます。

異動の時期に、これまでの経緯をまとめた資料を渡しておくと、新しい担当者との関係を早く築けます。

よくある質問

Q. 何度も相談に行くと迷惑ではありませんか。

A. 内容が整理されていれば問題ありません。むしろ、直前に大きな要望を1回持ち込まれるより、早い段階から状況を共有されている方が、担当者にとっても扱いやすくなります。

Q. 要望書はどのくらいの分量にすべきですか。

A. 本体は1〜2枚に収め、詳細は資料として添付します。忙しい相手が短時間で要点をつかめる構成にします。写真は本体に1〜2枚だけ入れます。

Q. 「予算がない」と言われたらどうしますか。

A. 何が足りないのかを聞きます。総額の問題なら分割や規模の見直し、優先順位の問題なら他の事業との比較で必要性を示します。国庫補助や起債で一般財源の負担を減らせないかも検討します。

Q. 学校長と施設担当のどちらが行くべきですか。

A. 内容によります。方針や緊急性を伝える場面では管理職、数量や仕様の確認では施設担当が適しています。初回は両方で行き、以後は内容に応じて分けるのが現実的です。

Q. 施工会社に同行してもらってもよいですか。

A. 技術的な説明が必要な場面では有効です。ただし、特定の業者を前提とした話にならないよう、発注者が主体で説明します。見積は複数社から取ったうえで示します。

Q. 要望が通らなかった年はどうしますか。

A. 理由を記録し、翌年度に向けて根拠を補強します。劣化の進行、新たな調査結果、法令の改正など、状況の変化を加えて出し直します。同じ資料をそのまま出しても、結果は変わりません。

まとめ

教育委員会・私学担当課との折衝は、相手の年間サイクルに合わせることから始まります。予算要求は夏、国庫補助の意向調査はその前後です。秋以降に持ち込んだ要望は翌年度に回されるため、初夏には相談を始めます。

資料は、現状を写真で、必要性と効果を数字で示します。1案だけでなく、改修・建替え・現状維持を並べ、先送りした場合に費用がどう増えるかを添えると、判断の材料になります。

窓口の担当者だけでは決まりません。公立では財政課と議会、私立では理事会と評議員会の日程を踏まえた工程が必要です。日常のやり取りを積み重ね、記録を残しておくことが、担当者が替わっても続く関係をつくります。

参考・出典

• 文部科学省「国庫補助事業について」 https://www.mext.go.jp/a_menu/shotou/zyosei/zitumu.htm
• 文部科学省「私学助成の充実」 https://www.mext.go.jp/a_menu/koutou/shinkou/07021403/002.htm
• 文部科学省「私立学校法の改正について」（令和7年3月25日更新） https://www.mext.go.jp/content/20250325-mxt_sigakugy-000021776_1.pdf
• 地方自治法、私立学校法

記載の制度・手続きは公表時点のものです。実際の時期と手順は、所管する窓口でご確認ください。